Menguruskan JMB atau MC bermakna menyimpan rekod yang betul — bukan pilihan, ia adalah undang-undang. Berikut daftar, akaun dan borang berkanun yang mesti diselenggara jawatankuasa anda.
Penyimpanan rekod yang baik adalah tulang belakang skim strata yang diuruskan dengan baik — ia menjaga akauntabiliti jawatankuasa, memudahkan audit dan serah tugas, dan melindungi daripada pertikaian. Akta Pengurusan Strata 2013 dan Peraturan-Peraturan 2015 menjadikan beberapa rekod wajib. Mengabaikannya mendedahkan jawatankuasa dan menyukarkan pengurusan bangunan.
Pemilik boleh memeriksanya, juruaudit bergantung kepadanya, COB boleh menuntutnya, dan jawatankuasa seterusnya mewarisinya. Rekod yang lemah adalah tanda bahaya paling biasa dalam skim yang bermasalah. Apabila pertikaian timbul — mengenai tunggakan, bayaran kontraktor, atau resolusi mesyuarat — rekod bertulislah yang menyelesaikannya. Jawatankuasa yang tidak dapat mengemukakan rekod mempunyai sedikit pertahanan terhadap aduan pemilik atau siasatan COB.
Daftar strata (strata roll) menyenaraikan setiap petak, pemiliknya, unit syer, dan butiran hubungan. Ia adalah daftar induk untuk mengenakan caj, mengeluarkan notis, dan menentukan hak mengundi. Kekalkan ia terkini apabila unit bertukar tangan — apabila petak dijual atau dipindah milik, daftar mesti dikemas kini segera supaya pemilik baharu menerima bil dan notis mesyuarat serta boleh mengundi.
Lihat panduan audit akaun strata → kami untuk cara membaca penyata ini.
Simpan minit setiap AGM, EGM dan mesyuarat jawatankuasa, merekodkan kehadiran, resolusi yang diluluskan, dan keputusan. Ini adalah rekod sah apa yang dipersetujui badan tersebut — penting jika sesuatu keputusan dicabar. Minit harus disahkan pada mesyuarat seterusnya dan ditandatangani. Resolusi yang mengubah undang-undang kecil, menetapkan caj, atau meluluskan perbelanjaan besar amat penting untuk direkodkan dengan tepat.
Selenggara inventori harta alih dan aset kawasan bersama (pam, generator set, CCTV, perabot), berserta kontrak dan waranti. Ini penting untuk insurans, perancangan kumpulan wang penjelasan, dan serah tugas. Semak inventori secara berkala — peralatan semakin tua, waranti tamat, dan kontrak berakhir.
Inventori yang dikemas kini juga memudahkan proses tuntutan insurans — apabila kerosakan berlaku pada aset kawasan bersama, jawatankuasa perlu mengesahkan nilai dan tarikh pembelian dengan cepat. Tanpa inventori yang teratur, proses tuntutan menjadi lambat dan sesetengah kerugian mungkin tidak dapat dituntut sepenuhnya kerana kekurangan bukti dokumentasi.
Peraturan-Peraturan 2015 menetapkan Borang bernombor untuk tindakan utama — contohnya notis mesyuarat agung, format daftar strata, dan notis pemulihan. Gunakan borang ditetapkan yang betul supaya tindakan itu sah; ejen pengurusan atau COB boleh menasihati borang mana yang terpakai.
Menggunakan borang yang salah atau borang tidak rasmi buatan sendiri boleh menjejaskan kesahihan tindakan tersebut — sebagai contoh, notis pemulihan caj tertunggak yang tidak mengikut format ditetapkan mungkin tidak diterima sebagai asas tindakan undang-undang selanjutnya. Jawatankuasa baharu atau ejen pengurusan yang baru dilantik harus menyemak set borang semasa dengan COB negeri berkenaan, kerana borang boleh dikemas kini dari semasa ke semasa mengikut pindaan Peraturan-Peraturan.
| Jenis tindakan | Perlukan borang ditetapkan? | Nota |
|---|---|---|
| Notis AGM atau EGM | Ya — borang ditetapkan dalam Peraturan-Peraturan 2015 | Mesti termasuk agenda & cadangan resolusi |
| Format daftar strata | Ya — format ditetapkan | Mesti dikekalkan terkini dengan setiap perubahan pemilikan |
| Tuntutan caj tertunggak | Ya — format notis pemulihan | Diperlukan sebelum tindakan undang-undang |
| Minit mesyuarat | Tiada borang ditetapkan, tetapi syarat kandungan terpakai | Mesti merekodkan kehadiran, resolusi, keputusan |
| Kelulusan renovasi | Khusus skim; COB boleh menasihati | Mesti secara bertulis; simpan salinan |
WhatsApp gambar kerja anda — kami balas dengan sebut harga segera.
💬 Sebut Harga SegeraPemilik petak berhak memeriksa daftar dan akaun. Jawatankuasa yang telus menyediakan rekod dengan mudah — menolak akses itu sendiri adalah tanda bahaya dan alasan untuk aduan kepada COB. Sesetengah rekod boleh diperiksa di pejabat pengurusan semasa waktu pejabat; jawatankuasa harus menjelaskan proses kepada pemilik yang meminta akses.
Amalan baik ialah menyediakan saluran permintaan yang jelas — contohnya borang permintaan ringkas atau alamat e-mel khusus — supaya pemilik tidak perlu berulang kali bertanya secara tidak formal. Jawatankuasa yang responsif terhadap permintaan pemeriksaan rekod jarang menghadapi aduan COB berbanding jawatankuasa yang bersikap defensif atau lambat bertindak balas.
| Jenis rekod | Tempoh simpanan minimum |
|---|---|
| Rekod kewangan, penyata bank | Beberapa tahun mengikut Peraturan-Peraturan |
| Minit mesyuarat | Selama-lamanya — ia sejarah sah badan tersebut |
| Daftar strata | Diselenggara berterusan; versi lama disimpan |
| Kontrak dan waranti | Tempoh kontrak + tempoh waranti |
Setiap pertukaran jawatankuasa dan setiap peralihan JMB-ke-MC mesti termasuk serah tugas rekod yang lengkap. Jawatankuasa yang menerima harus menandatangani resit untuk semua yang dipindahkan. Serah tugas yang tidak lengkap adalah punca utama pertikaian dan jurang kewangan — desak set lengkap pada setiap peralihan.
Jawatankuasa terbaik menganggap rekod sebagai aset berterusan, bukan tugas pematuhan semata-mata. Akaun, minit, dan daftar strata yang dikemas kini dengan baik memudahkan setiap aspek pengurusan bangunan — daripada menghantar notis mesyuarat hingga mempertahankan siasatan COB. Jika skim anda mempunyai jurang dalam rekodnya, mula mengisinya sekarang berbanding menunggu krisis mendedahkannya.
Daftar strata khususnya sering diabaikan — unit bertukar tangan dan daftar tidak pernah dikemas kini, bermakna bil dihantar ke alamat lama dan senarai pengundi salah. Tetapkan seorang (setiausaha atau kakitangan pengurusan) untuk mengemas kini daftar setiap kali pemilik baharu mendaftar, dan wajibkan pemilik baharu mengemukakan borang pemberitahuan ringkas.
Untuk gambaran penuh pematuhan tahunan jawatankuasa, lihat senarai semak pematuhan JMB/MC → kami. Untuk sistem rekod yang disusun dari awal, ejen pengurusan boleh membantu — lihat ejen pengurusan lawan uruskan sendiri →.
WhatsApp kami butiran hartanah anda — kami balas dalam masa sejam.