Proses Tender JMB
Dokumen, Matriks Penilaian & Award (2026)

Proses tender secara ringkas

Setiap peringkat menghasilkan dokumen yang disimpan jawatankuasa. Rekod inilah yang melindungi jawatankuasa apabila pemilik bertanya kemudian kenapa kontraktor itu dipilih.

Bila sebut harga cukup, bila perlu tender

Tidak semua kerja perlu tender rasmi. Paip pecah di pondok pengawal atau pintu lobi rosak dibaiki dengan sebut harga bertulis yang setara dan diluluskan jawatankuasa. Tender berbaloi apabila kerja itu besar, dibayar daripada kumpulan wang penjelas, atau mungkin dipersoalkan: cat semula blok, kalis air bumbung atau podium, tukar pam atau interkom, atau pemodenan lif. Panduan cara JMB atau MC melantik kontraktor menerangkan laluan sebut harga; halaman ini laluan tender yang lebih lengkap.

Semak undang-undang kecil dan resolusi lepas untuk had perbelanjaan. Perbelanjaan besar, terutamanya daripada kumpulan wang penjelas, mungkin perlu kelulusan pemilik di mesyuarat agung, dan tarikh mesyuarat itu selalunya menentukan bila tender boleh di-award.

Mula dengan skop dan spesifikasi

Tender hanya sebaik skopnya. Kalau setiap pembida terpaksa meneka, setiap orang menghargakan benda yang berbeza, dan harga paling rendah selalunya yang paling banyak tertinggal. Skop patut nyatakan:

• Apa dan di mana: blok, tingkat, dinding, bumbung atau bilik loji mana, dengan lukisan atau pelan bertanda dalam pakej.
• Standard kerja: jenis dan gred bahan, langkah penyediaan, dan cara kerja siap akan diperiksa.
• Kekangan: waktu kerja, bunyi bising, akses, penggunaan lif, parkir kontraktor dan keselamatan penghuni.
• Jadual: tempoh mula, tarikh siap dan fasa kerja supaya bangunan masih boleh digunakan.

Untuk kerja teknikal seperti papak bumbung bocor atau fasad yang rosak, tinjauan keadaan sebelum tender berbaloi: setiap pembida tahu apa yang mereka hargakan, bukan meneka punca masing-masing.

Apa yang masuk dalam dokumen tender

Pakej tender tidak perlu tebal, tetapi setiap pembida mesti terima pakej yang sama.

1. Surat jemputan: kerja dalam satu perenggan, tarikh dan masa tutup, di mana dan cara menghantar.
2. Arahan kepada pembida: dokumen yang wajib disertakan, tarikh lawatan tapak, cara bertanya soalan.
3. Skop kerja dan spesifikasi: seperti di atas, dengan lukisan dan laporan tinjauan.
4. Borang tender atau senarai kuantiti: jadual harga yang diisi dengan cara sama supaya bida boleh dibanding item demi item.
5. Syarat kontrak: peringkat bayaran, wang tahanan, tempoh kecacatan, insurans, perubahan kerja dan kelewatan.
6. Borang maklumat pembida: pendaftaran syarikat, keperluan pendaftaran dan gred yang ditetapkan jawatankuasa untuk kerja ini, rujukan, insurans dan kenyataan kaedah ringkas.
7. Akuan: bida dibuat secara bebas dan pembida tiada hubungan yang tidak diisytiharkan dengan ahli jawatankuasa.

Tender terbuka atau pembida jemputan?

Kebanyakan jawatankuasa kediaman menjemput senarai pendek, bukan mengiklankan. Tender jemputan lebih cepat dan sesuai untuk kerja pakar. Tender terbuka lebih sukar dituduh pilih kasih tetapi lebih banyak bida perlu disemak. Apa pun, rekod cara senarai pendek dibentuk: cadangan ejen pengurusan, pemilik, kerja lepas di bangunan itu atau bangunan berdekatan. Kalau ahli jawatankuasa mencadangkan syarikat, catat dalam minit.

Lawatan tapak dan penjelasan

Adakan satu lawatan tapak untuk semua pembida serentak, supaya semua nampak benda sama dan dengar jawapan sama. Ambil senarai kehadiran. Selepas itu, setiap soalan pembida dan setiap jawapan jawatankuasa dihantar bertulis kepada semua pembida sebagai nota penjelasan yang menjadi sebahagian tender. Pembida yang bertanya soalan bagus tidak patut dapat kelebihan yang orang lain tiada.

Menerima dan membuka bida

Bida patut masuk bermeterai, atau melalui alamat e-mel selamat yang hanya dibuka selepas waktu tutup, dan bida lewat ditolak kecuali peraturannya sudah ditulis lebih awal. Buka semua bida dalam satu mesyuarat dengan sekurang-kurangnya dua ahli jawatankuasa, dan sebaiknya ejen pengurusan, hadir. Catat nama setiap pembida dan jumlah harga pada borang pembukaan yang ditandatangani semua yang hadir. Tiada rundingan pada peringkat ini.

Matriks penilaian: menilai bida dengan adil

Tetapkan cara penilaian sebelum mana-mana bida dibuka. Harga penting, tetapi peraturan harga paling rendah menang menarik pembida yang memotong kerja penyediaan atau bahan. Matriks ringkas seperti ini; jawatankuasa tetapkan pemberat sendiri dan tulis sebelum tarikh tutup.

Dua orang patut menilai secara berasingan kemudian membanding. Tulis laporan ringkas yang menerangkan kedudukan dengan bahasa mudah; laporan itulah yang ditunjuk kepada pemilik di mesyuarat agung.

Award, surat setuju terima dan kontrak

Jawatankuasa meluluskan award melalui resolusi yang dicatat dalam minit, bersama laporan penilaian. Kemudian:

• Hantar surat award kepada pembida yang berjaya, menyatakan jumlah kontrak, tarikh mula dan dokumen yang membentuk kontrak.
• Tandatangan kontrak bertulis dengan skop, harga, peringkat bayaran, wang tahanan, tempoh kecacatan dan insurans. Panduan melantik kontraktor mencadangkan wang tahanan 5–10% sehingga siap.
• Maklumkan pembida yang tidak berjaya dengan sopan bahawa tender telah di-award.
• Simpan fail lengkap: pakej, penjelasan, bida, borang pembukaan, penilaian, minit dan kontrak.

Kalau bida paling rendah tidak dipilih, laporan mesti terangkan sebabnya dengan bahasa yang pemilik faham, contohnya item tertinggal, jadual tidak realistik atau tiada pengalaman setara. Sumber dana juga penting; panduan caj penyenggaraan dan kumpulan wang penjelas menerangkan akaun mana biasanya membayar kerja mana, dan panduan levi khas menerangkan apa berlaku bila dana tidak cukup.

Konflik kepentingan dan rekod

Setiap ahli jawatankuasa mengisytiharkan sebarang hubungan dengan pembida (keluarga, perniagaan, kerja peribadi lepas) pada awal proses dan tidak terlibat dalam keputusan itu. Pengisytiharan dicatat dalam minit. Pemilik berhak bertanya bagaimana wang dibelanjakan, dan jawatankuasa yang boleh menyerahkan fail yang kemas menjawab dengan cepat. Panduan AGM strata dan resolusi menerangkan cara perbelanjaan besar dibawa kepada pemilik.

Kesilapan tender yang biasa

• Minta “tiga sebut harga” tanpa skop bertulis, kemudian membanding tiga kerja yang berbeza.
• Mengubah skop untuk seorang pembida selepas lawatan tapak tanpa memberitahu yang lain.
• Membuka bida satu per satu apabila tiba, yang menimbulkan syak siapa nampak apa.
• Menentukan cara penilaian selepas melihat harga.
• Menerima bayaran pendahuluan besar tanpa wang tahanan.
• Menyimpan keputusan dalam kumpulan chat, bukan dalam minit.

Bagaimana ClickBina boleh membantu

ClickBina ialah kontraktor KL & Selangor berpengalaman dalam ubah suai seluruh rumah dan penyelarasan tukang, berdaftar dengan SSM. Kalau jawatankuasa anda ada kerja kawasan bersama untuk dihargakan, WhatsApp butiran kerja anda untuk sebut harga bersama skop atau pakej tender, nama bangunan dan jadual. Kami balas dalam masa sejam, harga yang dipersetujui ialah harga tetap tanpa caj tersembunyi, dan lawatan tapak RM150, dikecualikan jika anda teruskan. Jawatankuasa tetap menjalankan proses sendiri dan memilih mengikut matriks sendiri.

Sumber & metodologi

• Panduan ClickBina cara JMB/MC melantik kontraktor — laluan sebut harga, tender kerja besar, kelulusan, konflik kepentingan dan cadangan wang tahanan 5–10%.
• Panduan ClickBina tentang kumpulan wang penjelas, levi khas dan AGM strata — cara kerja kawasan bersama dibiayai dan diluluskan.
• Panduan ClickBina ubah suai kedai serbaneka — ayat lawatan tapak.

Cara kami menulis: peringkat dan dokumen di sini menerangkan amalan perolehan biasa untuk bangunan strata. Ini panduan umum, bukan nasihat undang-undang; undang-undang kecil, resolusi dan Akta Pengurusan Strata 2013 serta peraturannya menentukan apa yang wajib dibuat jawatankuasa anda.