管理机构招标流程
招标文件、评分表与决标（2026）

招标流程一览

每个阶段都会产生一份由管理层存档的文件。日后业主问起为什么选这家承包商，这份文件记录就是管理层最好的保护。

什么时候报价就够，什么时候要招标

并不是每项工程都需要正式招标。警卫亭水管爆裂、大堂门坏了，只需几份可比较的书面报价，由管理层批准即可。当工程规模大、由偿债基金支付、或者容易被业主质疑时，招标就值得：例如整栋重新油漆、屋顶或裙楼重新做防水、更换水泵或对讲系统，以及电梯现代化。我们的管理机构委任承包商指南说明了报价途径；本页讲的是更完整的招标途径。

请查阅贵大楼的附例和过往议决，了解开支上限。大额开支，特别是动用偿债基金的开支，可能需要在业主大会上获得批准，而大会的时间往往决定了招标什么时候可以决标。

从工程范围与规格开始

招标的好坏取决于工程范围写得好不好。如果每家投标商都要自己猜，大家报的就是不同的东西，而最低价往往是漏掉最多项目的那一份。工程范围应写明：

• 做什么、在哪里：哪几座、哪几层、哪几面墙、哪个屋顶或机房，并在文件中附上图纸或标注过的平面图。
• 施工标准：材料种类与等级、表面处理步骤，以及完工后怎样验收。
• 限制条件：施工时间、噪音、出入、电梯使用、承包商停车，以及如何保障住户安全。
• 时间表：开工时段、完工日期，以及分阶段施工的安排，让大楼在施工期间仍可正常使用。

像屋顶楼板漏水或外墙损坏这类技术性工程，在招标前先做一次状况勘察是值得的：每家投标商都清楚自己在报什么价，而不是各自猜测原因。

招标文件应包括什么

招标文件不必很厚，但每家投标商拿到的必须完全相同。

1. 邀标函：一段话说明工程内容、截标日期与时间、在哪里以及如何递交。
2. 投标须知：每份标书必须附上的文件、现场勘查日期、提问方式。
3. 工程范围与规格：如上所述，附上图纸和勘察报告。
4. 投标表格或工程量清单：一份每家都用同样方式填写的价格表，让各份标书可以逐项对比。
5. 合约条件：付款阶段、保留款、缺陷期、保险、工程变更与延误。
6. 投标商资料表：公司注册、管理层为这项工程设定的注册与等级要求、推荐人、保险以及简短的施工方法说明。
7. 声明书：声明标书是独立提交，而且投标商与任何管理层成员没有未申报的关系。

公开招标还是邀请招标？

大多数住宅管理层会邀请一份短名单，而不是公开刊登。邀请招标较快，适合只有专业公司才能做的工程。公开招标较难被指偏袒，但需要审阅的标书较多。无论哪一种，都要记录短名单是怎么来的：管理公司推荐、业主推荐、曾在本大楼施工或附近大楼做过的公司。如果某位管理层成员推荐了某家公司，请记入会议记录。

现场勘查与澄清

为所有投标商安排同一次现场勘查，让大家看到相同的情况、听到相同的回答，并记录出席名单。勘查之后，任何投标商提出的问题以及管理层的回答，都要以澄清通知的形式书面发给全体投标商，成为招标文件的一部分。问了好问题的投标商，不应因此获得其他人没有的优势。

收标与开标

标书应以密封方式递交，或寄到截标后才开启的专用电子邮箱；迟交的标书应予拒绝，除非事先已写明处理规则。所有标书在同一次会议上打开，至少两名管理层成员在场，最好管理公司也派人出席。把每家投标商的名称和总价记录在开标表上，由所有在场人员签名。这个阶段不作任何议价。

评分表：公平地评标

在打开任何标书之前，就要决定怎样评分。价格固然重要，但“最低价者得”的规则会吸引那些偷减表面处理或材料的投标商。一份简单的评分表如下；各项权重由管理层自行决定，并在截标前写下来。

最好由两个人各自独立评分，然后再对比。写一份简短报告，用浅白的文字说明排名理由；这份报告就是在大会上向业主交代的依据。

决标、中标通知书与合约

管理层以议决方式批准决标，连同评标报告一并记入会议记录。接着：

• 向中标的投标商发出中标通知书，写明合约金额、开工日期以及构成合约的文件。
• 签订书面合约，列明工程范围、价格、付款阶段、保留款、缺陷期与保险。委任承包商指南建议保留5–10%直到完工。
• 礼貌地通知未中标的投标商，招标已经决标。
• 保存完整档案：招标文件、澄清通知、标书、开标表、评分、会议记录与合约。

如果没有选最低价的标书，报告必须用业主看得懂的理由说明原因，例如缺项、工期不切实际或没有可比较的经验。资金来源同样重要；我们的管理费与偿债基金指南说明了哪类工程通常由哪个账户支付，而特别征费指南则说明了基金不足时会怎样处理。

利益冲突与文件记录

每位管理层成员都要在招标开始时申报与任何投标商的关系（亲属、生意往来、过去的私人工程），并且不参与该项决定。申报内容记入会议记录。业主有权询问钱是怎么花的，能交出一份完整档案的管理层，很快就能回答清楚。我们的分层物业大会与议决指南说明了大额开支如何提交业主表决。

常见的招标错误

• 没有书面工程范围就要求“三份报价”，结果比较的是三项不同的工程。
• 现场勘查后只为某一家投标商更改工程范围，却没有通知其他人。
• 标书一到就逐一打开，让人怀疑谁先看到了什么。
• 看到价格之后才决定评分方式。
• 接受大笔预付款，却没有扣留任何保留款。
• 决定只留在聊天群组里，而没有写进会议记录。

ClickBina如何协助

ClickBina是经验丰富的吉隆坡与雪兰莪承包商，擅长全屋翻新与各工种协调，并已注册于SSM。如果贵管理层有公共区域工程需要报价，请通过WhatsApp发送工程详情以获取报价，附上工程范围或招标文件、大楼名称和时间表。我们会在一小时内回复，双方同意的价格是固定价格，没有隐藏费用；现场勘查费为RM150，如您决定施工则予以豁免。招标程序仍由贵管理层自行进行，并按自己的评分表作决定。

资料来源与方法说明

• ClickBina管理机构委任承包商指南 — 报价途径、大型工程招标、审批、利益冲突，以及保留5–10%的建议。
• ClickBina偿债基金、特别征费与分层物业大会指南 — 公共区域工程的资金来源与审批。
• ClickBina便利店装修指南 — 现场勘查费说明。

写作说明：本页的阶段与文件描述的是分层物业常见的采购做法。这是一般性指引，并非法律意见；贵大楼的附例、议决以及《2013年分层管理法令》及其条例，才决定管理层必须怎么做。