分层表格与名册
JMB／MC必须备存的记录

2026年一般性指引 — 并非法律意见。分层管理受《2013年分层管理法令》与《2015年条例》规管；请向您的建筑物专员（COB）或律师确认。 JMB／MC需要维护或装修工程？问问我们 →

妥善的记录管理是一个运作良好的分层项目的支柱 —— 它让委员会有所问责，让审计与移交顺利进行，也能防范纠纷。《2013年分层管理法令》 →与《2015年条例》把多项记录列为强制性要求。忽视这些记录，会让委员会暴露于风险之中，也让大楼更难管理。

为什么记录很重要

业主可以查阅这些记录，审计师依赖它们，建筑物专员（COB）可以要求提交，而下一届委员会将接手它们。记录不完善，是一个陷入困境的分层项目最常见的警讯。当纠纷出现时 —— 无论是欠费、承包商付款，还是会议决议 —— 能够解决问题的就是书面记录。一个无法出示记录的委员会，在面对业主投诉或COB调查时几乎毫无辩护余地。

业主名册（strata roll）

业主名册列出每一个单位、其业主、份额单位与联络资料。它是用于收取管理费 →、发出通知以及确定投票权 →的总名册。单位易手时须随时更新。当单位被出售或转让时，名册必须及时更新，让新业主能收到账单与会议通知，并可以投票。

会计记录

• 分开的管理费账户与储备金账户账簿。
• 每一笔交易的收据、付款、发票与银行月结单。
• 欠费记录，以及对每位欠费者所采取的追讨行动。
• 每次常年大会的经审计财务报表。参见如何看懂分层账目 →。
• 重大开支的合约与批准记录。

会议记录与决议

为每一次常年大会（AGM）、特别大会（EGM）与委员会会议保存会议记录，记下出席情况、通过的决议与作出的决定。这些是该机构所议定事项的法律记录 —— 一旦某项决定遭到质疑，就至关重要。会议记录应在下一次会议上确认并签署。修改附则、订定收费或批准重大开支的决议，尤其需要准确记录。

资产清单与资产

备存一份动产清单以及公共区域资产（水泵、发电机、闭路电视、家具）的清单，连同合约与保修书。这对保险、储备金计划与移交都很重要。定期检视这份清单 —— 设备会老化、保修会到期、合约会结束。

法定表格

《2015年条例》为关键行动订明了编号的表格 —— 例如大会通知、业主名册格式与追讨通知。使用正确的订明表格，行动才会有效；管理代理或COB可告知哪一份表格适用。

主要表格涵盖什么

业主的查阅权

单位业主有权查阅名册与账目。一个透明的委员会会让记录随时可供查阅 —— 拒绝查阅本身就是警讯，也是向COB投诉 →的理由。部分记录可在办公时间内于管理处查阅；委员会应向要求查阅的业主清楚说明程序。

记录须保存多久

移交记录

每一次委员会换届，以及每一次JMB过渡至MC，都必须完整移交记录。新一届委员会应就所移交的每一项签收。移交不完整是纠纷与财务缺口的主要来源之一 —— 每次过渡都要坚持取得完整的一套记录。发展商必须移交给JMB的文件，参见发展商移交JMB指南 →。

最好的委员会把记录视为持续的资产，而不是应付合规的苦差。妥善保存的账目、会议记录与最新的业主名册，让大楼管理的每一个环节都更顺利 —— 从发出会议通知到应对COB的调查。如果您的项目记录有缺口，现在就开始补齐，别等到危机来临才被揭露。若委员会要从零开始，管理代理可以协助建立妥善的记录系统 —— 参见管理代理 vs 自行管理 →。

业主名册尤其常被忽视 —— 单位易手了，名册却从未更新，结果账单寄到旧地址，投票名单也出错。指定一个人（秘书或管理处职员）在每次有新业主登记时更新名册，并要求新业主提交一份简单的通知表格。这个小小的纪律，在每次常年大会上、以及每当管理层须针对某个单位送达通知或执行附则时，都会带来回报。关于委员会每年必须完成事项的完整合规图景，参见JMB／MC合规清单 →。

资料来源与官方参考

本指南引用马来西亚法律与官方机构的资料。请务必向官方来源确认最新的收费与规定：

• 马来西亚法律（总检察署AGC门户） — 《2013年分层管理法令》及《2015年条例》 — 阅读官方条文。
• KPKT（房屋及地方政府部） — 分层管理、建筑物专员（COB）与房屋政策。