Pemegang Jawatan JMB
Pengerusi, Setiausaha & Bendahari (Malaysia)

Panduan umum untuk 2026 — bukan nasihat guaman. Akta Pengurusan Strata 2013 dan Peraturan-Peraturan 2015 mengawal selia perkara ini; sila sahkan butiran khusus dengan Pesuruhjaya Bangunan (COB) anda atau peguam strata. Perlukan bantuan pembaikan/penyelenggaraan strata? Tanya kami →

Badan Pengurusan Bersama (JMB) diuruskan dari hari ke hari oleh jawatankuasa yang dipilihnya — Jawatankuasa Pengurusan Bersama (JMC). Dalam JMC, tiga orang memegang jawatan yang menentukan sama ada bangunan ditadbir dengan baik atau tidak. Memahami peranan ini — dan cara mengisi jawatan tersebut dengan orang yang cekap dan bertanggungjawab — adalah antara perkara terpenting yang boleh dilakukan oleh pemilik petak. Untuk gambaran keseluruhan struktur JMB, lihat panduan lengkap JMB kami →.

Cara pemegang jawatan dipilih daripada JMC

Pemegang jawatan tidak dipilih secara langsung oleh semua pemilik petak dalam AGM — mereka dipilih oleh Jawatankuasa Pengurusan Bersama daripada kalangan ahlinya sendiri selepas jawatankuasa dipilih dalam AGM.

Proses dalam amalan:

1. Dalam AGM, pemilik petak memilih ahli JMC melalui pengundian.
2. JMC yang baru dipilih kemudian bermesyuarat (biasanya sejurus selepas AGM) untuk memilih tiga pemegang jawatan: Pengerusi, Setiausaha, dan Bendahari.
3. Setiap pemegang jawatan mestilah ahli JMC — mereka tidak boleh dilantik dari luar jawatankuasa.
4. Pemilihan pemegang jawatan biasanya dilakukan dengan angkat tangan atau majoriti mudah ahli JMC yang hadir.
5. Pemegang jawatan memegang jawatan mereka sehingga AGM berikutnya, apabila JMC dipilih semula dan proses diulang.

Ahli JMC hanya boleh memegang lebih daripada satu jawatan dalam keadaan luar biasa — contohnya, jika jawatankuasa mempunyai terlalu sedikit ahli. Ini merupakan risiko tadbir urus dan perlu dielakkan jika mungkin. Untuk butiran tentang penubuhan JMC, lihat tanggungjawab & tugas JMB →.

Pengerusi: peranan dan tugas

Pengerusi ialah wajah awam dan pengerusi mesyuarat JMB. Dari segi tadbir urus, Pengerusi menetapkan nada operasi jawatankuasa dan cara pemilik dilayan.

Tugas utama Pengerusi:

• Mengetuai semua mesyuarat — AGM, Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM), dan mesyuarat jawatankuasa yang tetap. Pengerusi mengawal agenda, mengiktiraf penceramah, menguruskan perbahasan, dan memanggil pengundian.
• Undi pemutus — sekiranya berlaku seri dalam pengundian mesyuarat jawatankuasa, Pengerusi biasanya mempunyai undi pemutus (penentu). Sahkan prosedur dalam undang-undang kecil atau peraturan khusus anda.
• Kuasa menandatangani — Pengerusi sering menandatangani bersama resolusi jawatankuasa rasmi, kontrak, dan surat-menyurat yang memerlukan kebenaran kanan.
• Mewakili JMB secara luaran — kepada Pesuruhjaya Bangunan (COB), kontraktor, agensi kerajaan, dan dalam sebarang urusan undang-undang atau kawal selia. Lihat pendaftaran JMB dengan COB →.
• Memastikan tadbir urus yang baik — Pengerusi bertanggungjawab memastikan mesyuarat dijalankan dengan teratur, kuorum dipenuhi, dan resolusi diluluskan mengikut undang-undang.
• Menjalin hubungan dengan ejen pengurusan — jika JMB telah melantik ejen pengurusan, Pengerusi adalah titik hubung dan pengawasan utama.

Pengerusi yang cemerlang memastikan mesyuarat fokus dan tepat masa, memastikan semua ahli jawatankuasa diberi suara, dan menghalang mana-mana ahli (termasuk diri sendiri) daripada mendominasi keputusan.

Setiausaha: peranan dan tugas

Setiausaha ialah penjaga rekod dan pusat komunikasi JMB. Tanpa Setiausaha yang teliti, mesyuarat menjadi tidak teratur, notis terlambat diedarkan, dan jawatankuasa terdedah kepada cabaran undang-undang.

Tugas utama Setiausaha:

• Mengadakan mesyuarat — menyediakan dan mengedarkan notis AGM, EGM, dan mesyuarat jawatankuasa dalam jangka masa yang diperlukan, dengan agenda dan dokumen sokongan yang betul.
• Merekod dan menyimpan minit — minit yang tepat bagi setiap mesyuarat, termasuk semua resolusi yang diluluskan, mesti disediakan, diedarkan kepada ahli jawatankuasa untuk pengesahan, dan disimpan sebagai sebahagian daripada rekod statutori JMB.
• Menguruskan surat-menyurat — semua surat rasmi, notis, dan komunikasi kepada pemilik petak, COB, kontraktor, dan pihak lain biasanya disediakan atau diawasi oleh Setiausaha.
• Menyelenggara daftar dan rekod — JMB dikehendaki di bawah Akta Pengurusan Strata 2013 untuk menyelenggara pelbagai daftar (termasuk daftar pemilik). Setiausaha bertanggungjawab memastikan daftar ini dikemas kini. Lihat borang & daftar strata →.
• Pemfailan dan pematuhan — memastikan notis dan pemfailan yang diperlukan kepada COB diserahkan tepat pada masanya.
• Penjaga dokumen — Setiausaha menyimpan (atau memastikan pengurusan menyimpan) semua dokumen utama JMB: undang-undang kecil, kontrak, polisi insurans, surat-menyurat COB, mandat bank, dan rekod mesyuarat.

Dalam JMB yang diuruskan dengan baik, Setiausaha mengeluarkan notis mesyuarat yang jelas dan berstruktur dengan baik jauh sebelum tarikh akhir, dan memastikan minit dipersetujui dan difailkan dalam masa yang munasabah selepas setiap mesyuarat.

Bendahari: peranan dan tugas

Bendahari ialah penjaga kewangan JMB. Memandangkan JMB mengawal akaun penyelenggaraan dan kumpulan wang penjelas (sinking fund) bagi pihak semua pemilik, peranan Bendahari membawa tanggungjawab fidusiari yang besar.

Tugas utama Bendahari:

• Mengawasi akaun penyelenggaraan dan kumpulan wang penjelas (sinking fund) — JMB mesti menyelenggara dua akaun berasingan: akaun penyelenggaraan (untuk perbelanjaan operasi harian) dan akaun kumpulan wang penjelas (untuk kerja berkala dan kerja besar). Kedua-duanya mesti dikendalikan dengan betul dan tidak dicampurkan.
• Memantau kutipan — menjejaki caj penyelenggaraan dan caruman kumpulan wang penjelas yang dikutip daripada pemilik petak, dan mengenal pasti penghutang untuk tindakan susulan. Lihat menangani pemilik yang ingkar caj perkhidmatan →.
• Memberi kebenaran pembayaran — Bendahari biasanya menandatangani bersama atau meluluskan pembayaran daripada akaun JMB, bertindak sebagai kawalan kewangan bersama Pengerusi atau penandatangan yang diberi kuasa yang lain.
• Menyediakan dan membentangkan penyata kewangan — Bendahari mesti memastikan akaun yang betul diselenggara, dibentangkan dalam setiap AGM, dan diserahkan untuk audit seperti yang dikehendaki oleh Akta.
• Penyediaan belanjawan — bekerjasama dengan ejen pengurusan (jika ada) dan jawatankuasa untuk menyediakan belanjawan tahunan, yang dibentangkan untuk kelulusan dalam AGM.
• Pengawasan insurans — memastikan polisi insurans kebakaran dan liabiliti awam bangunan adalah terkini dan mencukupi. Di bawah Akta Pengurusan Strata 2013, JMB mempunyai kewajipan statutori untuk menguatkuasakan insurans ke atas bangunan.

Bendahari tidak boleh membenarkan mana-mana individu (termasuk ejen pengurusan) mempunyai kawalan tunggal ke atas dana JMB. Keperluan dua tandatangan dan penyesuaian bank yang kerap adalah perlindungan penting. Untuk maklumat lanjut tentang tugas kewangan, lihat caj penyelenggaraan & kumpulan wang penjelas →.

Jadual perbandingan jawatan pemegang jawatan

Akauntabiliti dan konflik kepentingan

Ketiga-tiga pemegang jawatan — dan sebenarnya semua ahli JMC — bertanggungjawab kepada pemilik petak secara keseluruhan. Prinsip utama:

• Kewajipan fidusiari — pemegang jawatan mesti bertindak demi kepentingan semua pemilik, bukan untuk keuntungan peribadi. Keputusan yang memberi manfaat kepada pemegang jawatan secara peribadi (atau rakan kongsi mereka) tanpa pendedahan penuh dan proses yang betul adalah kegagalan tadbir urus yang serius.
• Konflik kepentingan — jika pemegang jawatan mempunyai kepentingan peribadi atau kewangan dalam perkara yang dibincangkan jawatankuasa (contohnya, kontrak yang diberikan kepada syarikat miliknya), mereka perlu mengisytiharkan konflik tersebut, menahan diri daripada perbincangan dan pengundian, serta memastikan pengisytiharan direkodkan dalam minit.
• Ketelusan — keputusan kewangan, terutama pembayaran melebihi ambang yang munasabah, perlu memerlukan sekurang-kurangnya dua tandatangan dan didokumentasikan dalam minit jawatankuasa.
• Hak pemilik untuk mendapatkan maklumat — pemilik petak boleh memohon untuk memeriksa akaun, minit, dan daftar JMB. Pemegang jawatan tidak boleh menghalang permintaan yang munasabah.

Jika pemilik percaya bahawa pemegang jawatan bertindak secara tidak wajar, mereka boleh memohon EGM untuk menyingkirkan mereka, atau membuat aduan kepada COB. Lihat masalah & pertikaian JMB → untuk maklumat lanjut tentang remedi.

Kekosongan jawatan dan pemecatan pemegang jawatan

Kekosongan tidak tetap berlaku apabila pemegang jawatan meletak jawatan, hilang upaya, atau dipecat sebelum tamat tempoh. Dalam kebanyakan kes:

• Ahli JMC yang tinggal boleh memilih pengganti daripada kalangan mereka sendiri untuk mengisi kekosongan bagi baki tempoh.
• Jika pemegang jawatan juga seorang ahli JMC dan kerusi tersebut kosong, jawatankuasa boleh melantik pengganti secara ko-optasi, tertakluk kepada sebarang peraturan dalam Peraturan-Peraturan.
• Jawatankuasa tidak boleh berfungsi di bawah kuorum — jika kekosongan mengurangkan jawatankuasa di bawah minimum yang diperlukan, EGM mungkin perlu dipanggil untuk mengisi kerusi tersebut.

Pemegang jawatan boleh dipecat melalui undi JMC (kerana kehilangan keyakinan dalam jawatankuasa) atau oleh pemilik petak secara keseluruhan dalam EGM. Untuk proses lengkap menukar atau memecat jawatankuasa, lihat panduan jawatankuasa pengurusan strata →.

Pemegang jawatan dan ejen pengurusan

Ramai JMB melantik ejen pengurusan untuk mengendalikan operasi harian. Apabila ejen pengurusan dilantik, peranan pemegang jawatan beralih daripada operasi kepada pengawasan:

• Pengerusi mengawasi prestasi ejen pengurusan dan merupakan titik eskalasi utama bagi isu-isu besar.
• Setiausaha memastikan ejen pengurusan menyediakan kertas mesyuarat, notis, dan rekod yang lengkap seperti yang dikehendaki, dan tidak membenarkan ejen memendekkan keperluan notis statutori.
• Bendahari perlu menyemak secara bebas laporan kewangan dan penyata bank yang disediakan oleh ejen pengurusan, dan tidak boleh mewakilkan fungsi pengawasan kewangan sepenuhnya kepada ejen tersebut.

Ejen pengurusan adalah penyedia perkhidmatan, bukan prinsipal. Kuasa mutlak dan akauntabiliti terletak pada jawatankuasa yang dipilih dan pemegang jawatannya. Untuk kebaikan dan keburukan melantik ejen pengurusan, lihat ejen pengurusan berbanding pengurusan sendiri →.

Tips amalan terbaik bagi setiap pemegang jawatan

Kesilapan lazim yang dilakukan pemegang jawatan

• Tidak menyimpan minit mesyuarat — keputusan yang tidak direkodkan tidak boleh dikuatkuasakan dan mendedahkan jawatankuasa kepada cabaran. Setiap mesyuarat mesti mempunyai minit.
• Penandatangan tunggal pada akaun — membenarkan satu orang (termasuk ejen pengurusan) menggerakkan wang secara sepihak adalah risiko penipuan terbesar dalam tadbir urus JMB.
• Mengabaikan konflik kepentingan — memberikan kontrak kepada pihak berkaitan tanpa pendedahan dan proses keputusan bebas adalah pelanggaran tugas yang serius.
• Membiarkan AGM terlambat — gagal mengadakan AGM dalam tempoh yang diperlukan adalah pelanggaran Akta Pengurusan Strata 2013 dan boleh menyebabkan campur tangan COB.
• Tidak mengemas kini daftar pemilik — daftar yang lapuk bermakna notis dihantar kepada orang yang salah dan jawatankuasa tidak mempunyai senarai hubungan yang boleh dipercayai.

Ringkasan: siapa bertanggungjawab atas apa