JMB职员
主席、秘书与财政

2026年一般性指引——并非法律意见。此事项受《2013年分层管理法令》及其2015年附属法规规范；具体情况请向您的建筑物专员（COB）或分层律师确认。需要分层维修／保养方面的协助？向我们提问 →

联合管理机构（JMB）的日常运作，由其选任的委员会——联合管理委员会（JMC）——负责。在JMC内部，有三个职位决定了这栋大楼治理得好不好。理解这些角色——以及如何找到有能力、负责任的人选来担任——是单位业主能做的最重要的事情之一。关于JMB整体架构的更广概览，请见我们的JMB完整指南 → →。

职员如何从JMC中选出

职员并不是由全体单位业主在常年大会上直接选出的——他们是由联合管理委员会从自己成员当中选出的，在委员会本身于常年大会上选出之后进行。

实务上的流程是：

1. 在常年大会上，单位业主投票选出JMC成员。
2. 新选出的JMC随后开会（通常紧接在常年大会之后），选出三位职员：主席、秘书与财政。
3. 每位职员都必须是JMC成员——不能从委员会以外委任。
4. 职员的选举，通常以举手表决或JMC出席成员的简单多数决方式进行。
5. 职员任职至下一次常年大会，届时JMC重新改选，整个流程再次进行。

只有在特殊情况下——例如委员会成员人数过少——一名JMC成员才可能兼任一个以上的职位。这是一项治理风险，应尽量避免。关于JMC如何组成的详情，请见JMB职责与义务 →。

主席：角色与职责

主席是JMB的公众代表与会议主持人。就治理而言，主席为委员会的运作方式，以及业主受到的对待方式定下基调。

主席的核心职责：

• 主持全部会议——常年大会、特别大会与例行委员会会议。主席掌控议程、点名发言、管理讨论并主持表决。
• 决定票——若委员会会议表决出现平局，主席通常拥有决定票（决胜票）。具体程序请以您自己的附则或规则为准。
• 签署权限——主席通常会联署需要高层授权的正式委员会决议、合约与函件。
• 对外代表JMB——在与建筑物专员（COB）、承包商、政府机关往来，以及任何法律或监管事务上代表JMB。请见JMB向COB注册 →。
• 确保良好治理——主席负责确保会议依规定进行、法定人数已达到，且决议依法通过。
• 与管理代理联系——若JMB已委任管理代理，主席是主要的联系与监督窗口。

一位称职的主席，会让会议聚焦且准时结束，确保每位委员会成员都有发言的机会，并防止任何一位成员（包括主席自己）主导整个决策过程。

秘书：角色与职责

秘书是JMB的记录保管者与沟通枢纽。若没有一位尽责的秘书，会议会缺乏组织、通知会延迟发出，委员会也会暴露在法律挑战的风险中。

秘书的核心职责：

• 召集会议——在规定期限内，准备并分发常年大会、特别大会与委员会会议的通知，附上正确的议程与相关文件。
• 记录并保存会议记录——每一场会议的准确记录，包括全部通过的决议，都必须整理、分发给委员会成员确认，并作为JMB法定记录的一部分保存。
• 管理往来函件——致业主、COB、承包商及其他各方的全部正式信函、通知与沟通，通常由秘书负责准备或监督。
• 维护登记册与记录——《2013年分层管理法令》要求JMB维护多项登记册（包括业主名册）。秘书负责让这些登记册保持最新。请见分层表格与登记册 →。
• 申报与合规——确保向COB提交的所需通知与申报按时完成。
• 文件保管人——秘书持有（或确保管理层持有）JMB的全部关键文件：附则、合约、保险单、与COB的往来函件、银行授权书与会议记录。

在运作良好的JMB中，秘书会提早发出条理清楚的会议通知，并确保会议记录在每次会议后合理时间内获得确认与归档。

财政：角色与职责

财政是JMB的财务守护者。由于JMB代表全体业主掌管管理费账户与储备金，财政这个角色承担着重大的信托责任。

财政的核心职责：

• 监督管理费账户与储备金——JMB必须维持两个独立账户：管理费账户（用于日常营运开支）与储备金账户（用于周期性与重大工程）。两者都必须妥善操作，不得混用。
• 监督收款情况——追踪向单位业主收取的管理费与储备金供款，并找出拖欠者以便跟进处理。请见处理拖欠管理费者 →。
• 核准付款——财政通常与主席或另一位获授权的签署人一起联署或核准JMB账户的付款，作为一道财务把关。
• 编制并提呈财务报表——财政必须确保账目妥善维护，在每次常年大会上提呈，并依法令要求提交审计。
• 编制预算——与管理代理（如有）及委员会合作编制年度预算，提交常年大会批准。
• 保险监督——确保大楼的火险与公众责任险现行有效且额度充足。依《2013年分层管理法令》，JMB负有为大楼投保的法定义务。

财政绝不应让任何单一个人（包括管理代理）独自掌控JMB资金。双签要求与定期银行对账，是不可或缺的防护措施。关于更多财务职责，请见管理费与储备金 →。

职员角色比较

问责与利益冲突

三位职员——事实上全体JMC成员——都对全体单位业主负责。关键原则：

• 信托责任——职员必须为全体业主的利益行事，而不是为个人利益。若某项决定使某位职员个人（或其关联人士）受益，却未充分披露、也未依正当程序处理，即属严重的治理失败。
• 利益冲突——若某位职员对委员会正在处理的事项具有个人或财务利益（例如某项合约将授予其本人拥有的公司），应申报该利益冲突、回避讨论与表决，并将申报记录在会议记录中。
• 透明度——财务决定，尤其是超过合理门槛的付款，至少应有两个签名，并记录在委员会会议记录中。
• 业主的知情权——单位业主可以要求查阅JMB账目、会议记录与登记册。职员不应阻挠合理的请求。

若业主认为某位职员行为不当，可以申请召开特别大会将其撤换，或向COB升级反映。更多补救方式请见JMB问题与纠纷 →。

临时空缺与职员的撤换

当一位职员辞职、丧失行为能力，或在任期届满前被撤换时，即产生临时空缺。多数情况下：

• 其余JMC成员可以从自己人当中选出替补人选，填补该空缺至任期届满。
• 若该职员同时也是JMC成员，且该席位出缺，委员会可依附属法规的规定，共选一位替补人选。
• 委员会不能在低于法定人数的情况下运作——若空缺导致委员会人数低于所需的最低人数，可能需要召开特别大会补足席位。

职员可以经JMC投票（因委员会内部失去信任）而被撤换，也可以由全体业主在特别大会上撤换。关于更换或撤换委员会的完整流程，请见分层管理委员会指南 →。

职员与管理代理

许多JMB会委任管理代理处理日常营运事务。委任管理代理后，职员的角色会从执行操作转为监督：

• 主席监督管理代理的表现，并作为重大问题的主要升级窗口。
• 秘书确保管理代理提供完整的会议文件、通知与记录，不允许代理略过法定通知要求。
• 财政应独立检视管理代理提供的财务报告与银行对账单，不应把财务监督职能完全交由代理代管。

管理代理是一位服务提供者，而不是主体。最终的权限与问责，仍在于选任的委员会及其职员身上。关于委任管理代理的利弊，请见管理代理 vs 自行管理 →。

各职员的良好实务建议

职员常犯的错误

• 没有保存会议记录——未经记录的决定无法强制执行，也让委员会暴露在挑战风险中。每场会议都必须有会议记录。
• 账户由单一人签署——允许一个人（包括管理代理）单方面动用资金，是JMB治理中最大的舞弊风险。
• 忽视利益冲突——在未披露、也未经独立决策程序的情况下，把合约授予关联方，是严重的失职行为。
• 放任常年大会逾期不开——未能在规定期限内召开常年大会，即违反《2013年分层管理法令》，并可能引来COB介入。
• 未更新业主名册——名册过时，会导致通知寄错对象，委员会也就没有可靠的联系名单。

总结：一览谁负责什么

资料来源与官方参考

• 马来西亚法律（总检察署AGC官网）——《2013年分层管理法令》——阅读官方原文。
• KPKT（房屋及地方政府部）——分层管理、建筑物专员（COB）与房屋政策。