AGM Tiada Kuorum
di Malaysia: Peraturan, Penangguhan & Langkah Seterusnya

Apakah kuorum bagi AGM strata di Malaysia?

Di bawah Perenggan 10 Jadual Kedua kepada Peraturan-Peraturan Pengurusan Strata (Penyelenggaraan dan Pengurusan) 2015 (P.U.(A) 107/2015), sesebuah mesyuarat agung Badan Pengurusan Bersama (JMB) atau Perbadanan Pengurusan (MC) adalah berkuorum jika pemilik (atau proksi mereka) yang hadir dan layak mengundi mewakili sekurang-kurangnya satu perempat daripada jumlah unit syer petak pemajuan itu. Dalam praktiknya, ini bersamaan lebih kurang satu perempat daripada semua petak, memandangkan setiap petak lazimnya membawa unit syer yang sama kecuali pelan hakmilik strata menyatakan sebaliknya.

Keperluan kuorum wujud supaya keputusan besar — bajet, perubahan undang-undang kecil, pemilihan jawatankuasa — dibuat dengan sekurang-kurangnya penyertaan pemilik yang minimum. Walau bagaimanapun, undang-undang strata Malaysia mengakui kesukaran kronik mengumpulkan penduduk dan menyediakan mekanisme fallback yang jelas apabila kuorum gagal dipenuhi.

Apa berlaku apabila kuorum tidak dipenuhi pada waktu berjadual

Jika kuorum yang diperlukan tidak hadir apabila AGM dipanggil bermula pada waktu berjadualnya, mesyuarat tidak boleh diteruskan dengan undian yang mengikat. Pengerusi mesti mengisytiharkan secara formal bahawa kuorum tidak dipenuhi. Mesyuarat itu kemudian dianggap ditangguhkan mengikut prosedur Jadual Kedua. Tiada resolusi boleh diluluskan secara sah semasa tempoh tidak berkuorum awal ini.

Ini berlaku lebih kerap di pemajuan besar di mana sikap tidak peduli dan jadual sibuk menjauhkan pemilik. Undang-undang tidak menghukum sesiapa kerana tidak hadir — ia hanya menyediakan proses yang teratur supaya tadbir urus dapat diteruskan walaupun kehadiran rendah.

Prosedur penangguhan di bawah Jadual Kedua

Di bawah Perenggan 15 Jadual Kedua kepada SMR 2015, prosedur penangguhan berfungsi seperti berikut:

• Pengerusi menunggu 30 minit daripada waktu mesyuarat berjadual untuk kuorum dicapai.
• Jika kuorum masih belum dicapai selepas 30 minit, mesyuarat dianggap ditangguhkan.
• Mesyuarat yang ditangguhkan disambung semula, lazimnya di tempat yang sama, sama ada dengan segera (dengan selang masa pendek) atau pada tarikh dan masa yang diarahkan oleh pengerusi.
• Notis mesyuarat yang disambung semula mesti diberikan kepada pemilik mengikut Peraturan-Peraturan tersebut.

Adalah penting pengerusi mengikuti prosedur ini secara formal dan penangguhan serta mesyuarat yang disambung semula didokumenkan dalam minit. Kegagalan mengikuti prosedur wajar boleh mendedahkan badan pengurusan kepada cabaran daripada pemilik yang tidak berpuas hati.

Mesyuarat yang disambung semula: siapa membentuk kuorum?

Inilah peraturan kritikal yang kebanyakan pemilik tidak sedari. Di bawah Perenggan 15 Jadual Kedua, pada mesyuarat yang disambung semula, pemilik yang hadir dan layak mengundi — tidak kira betapa sedikit — akan membentuk kuorum. Dengan kata lain, walaupun hanya tiga atau empat pemilik menghadiri AGM yang disambung semula, mereka yang hadir membentuk kuorum dan mesyuarat diteruskan secara sah. Resolusi yang diluluskan di AGM yang disambung semula mengikat sepenuhnya ke atas keseluruhan pemajuan, termasuk semua pemilik yang tidak hadir.

Peraturan ini ibarat mata pedang dua hala:

• Bagi pihak pengurusan: ia membolehkan tadbir urus diteruskan walaupun kehadiran sangat rendah, mengelakkan pemajuan lumpuh akibat sikap tidak peduli.
• Bagi pemilik: jika anda tidak hadir mesyuarat yang disambung semula, sebilangan kecil boleh meluluskan resolusi — termasuk memilih seluruh jawatankuasa baharu, meluluskan levi khas besar atau menukar undang-undang kecil — yang mengikat seluruh pemajuan.

Peraturan kuorum JMB lwn MC dibandingkan

Hak anda sebagai pemilik apabila kuorum gagal

• Hak untuk menerima notis mesyuarat yang disambung semula. Pihak pengurusan mesti memberi anda notis bertulis wajar tentang bila dan di mana mesyuarat yang disambung semula akan diadakan.
• Hak untuk mencalonkan proksi. Anda boleh mengemukakan borang proksi di bawah Jadual Kedua untuk mengundi bagi pihak anda jika tidak dapat hadir sendiri.
• Hak untuk mengundi pada semua item agenda. Agenda yang sama terpakai pada mesyuarat yang disambung semula seperti mesyuarat asal yang ditangguhkan.
• Hak memeriksa minit. Di bawah seksyen 64 SMA 2013, anda berhak memeriksa minit mesyuarat agung dan mendapatkan salinan dengan bayaran.
• Hak mengadu kepada COB. Jika pihak pengurusan memanipulasi proses kuorum atau penangguhan, anda boleh memfailkan aduan bertulis dengan Pesuruhjaya Bangunan (COB) di bawah pihak berkuasa tempatan anda.

Taktik lengah pihak pengurusan yang perlu diperhatikan

Di pemajuan strata yang diurus dengan buruk, jawatankuasa pengurusan kadangkala mengeksploitasi peraturan kuorum untuk mengelakkan akauntabiliti. Perhatikan tanda amaran berikut:

• Notis pendek untuk mesyuarat disambung semula. Menjadualkan AGM disambung semula dalam tempoh sangat singkat (contohnya minggu yang sama) supaya pemilik yang termaklum tidak sempat hadir atau menyediakan proksi.
• Waktu yang tidak sesuai. Menjadualkan mesyuarat disambung semula pada pagi hari bekerja apabila kebanyakan pemilik sedang bekerja.
• Menyekat borang proksi. Enggan menerima proksi atau meletakkan bantahan teknikal berlebihan pada borang proksi untuk mengurangkan penyertaan.
• Meninggalkan item daripada agenda disambung semula. Meluluskan hanya resolusi yang menguntungkan diri sendiri dan meninggalkan item dipertikaikan yang pemilik mahu cabar.
• Kegagalan berulang mengadakan AGM. Di bawah seksyen 21 SMA 2013, JMB/MC mesti mengadakan AGM dalam tempoh 15 bulan daripada AGM sebelumnya. Kegagalan berulang adalah kesalahan — laporkan kepada COB.

Lihat juga panduan kami tentang AGM & mesyuarat strata di Malaysia → dan jawatankuasa pengurusan strata → bagi pilihan anda jika jawatankuasa enggan mengadakan AGM yang wajar.

Menaikkan perkara kepada Pesuruhjaya Bangunan (COB)

Pesuruhjaya Bangunan (COB) — pegawai pihak berkuasa tempatan di bawah SMA 2013 — mempunyai kuasa penyeliaan yang luas ke atas badan pengurusan strata. Di bawah seksyen 4 SMA 2013, COB boleh:

• Mengarahkan JMB atau MC memanggil mesyuarat agung dalam tempoh yang ditetapkan.
• Mengarahkan badan pengurusan mematuhi SMA 2013 dan SMR 2015.
• Memulakan pendakwaan bagi kesalahan di bawah Akta (contohnya kegagalan mengadakan AGM).
• Dalam keadaan melampau, melantik pihak ketiga untuk menguruskan pemajuan itu di bawah seksyen 87 SMA 2013.

Untuk menaikkan perkara, kemukakan aduan bertulis kepada COB pihak berkuasa tempatan anda (contohnya DBKL bagi Kuala Lumpur, MBPJ bagi Petaling Jaya, MBSA bagi Shah Alam). Sertakan nama pemajuan, butiran hakmilik strata, tarikh AGM yang tidak patuh, dan sebarang bukti yang anda ada. Jika tindakan COB tidak mencukupi, anda boleh memfailkan tuntutan di Tribunal Pengurusan Strata →.

Bolehkah resolusi daripada mesyuarat tiada kuorum dicabar?

Boleh, tetapi alasannya terhad dan sensitif kepada masa. Resolusi yang diluluskan di AGM yang disambung semula dengan wajar (walaupun dengan sangat sedikit kehadiran) secara amnya sah. Alasan untuk mencabar termasuk:

• Notis tidak wajar. Jika pemilik tidak diberi notis yang mencukupi tentang mesyuarat disambung semula, resolusi mungkin boleh dibatalkan.
• Penipuan atau niat tidak jujur. Jika badan pengurusan sengaja memanipulasi kehadiran untuk mencapai keputusan yang dikehendaki.
• Resolusi ultra vires. Resolusi yang melebihi kuasa JMB/MC atau melanggar SMA 2013 adalah tidak sah tanpa mengira berapa ramai yang mengundinya.
• Pelanggaran keadilan asasi. Jika pemilik dinafikan hak bersuara atau mengundi, mahkamah atau Tribunal Pengurusan Strata boleh mengetepikan resolusi itu.

Cabaran undang-undang perlu difailkan segera. Rujuk peguam hartanah jika anda percaya sesuatu resolusi diluluskan secara tidak wajar — kelewatan boleh melemahkan kedudukan anda.

Meningkatkan kehadiran sebelum AGM akan datang

Penyelesaian jangka panjang bagi kegagalan kuorum kronik ialah penglibatan pemilik yang lebih tinggi. Langkah praktikal:

• Kumpulan WhatsApp dan papan notis. Peringatan peribadi mencapai lebih ramai pemilik berbanding notis formal yang disematkan di lobi lif.
• Laporan kewangan yang telus. Pemilik jauh lebih cenderung hadir apabila mereka percaya pihak pengurusan menguruskan wang mereka dengan baik.
• Tempat dan waktu yang mudah diakses. Mesyuarat petang hari bekerja atau pagi hujung minggu memaksimumkan kehadiran pemilik yang bekerja.
• AGM dalam talian atau hibrid. Sesetengah pemajuan telah menggunakan platform eAGM di bawah garis panduan COB yang dikeluarkan semasa pandemik — ini boleh meningkatkan penyertaan dengan ketara.

Menggunakan proksi untuk memastikan kuorum

Jika anda tidak dapat menghadiri AGM secara peribadi, anda berhak melantik proksi di bawah Perenggan 7 Jadual Kedua kepada SMR 2015. Proksi anda mesti pemilik lain pemajuan yang sama atau pasangan pemilik itu. Peraturan utama:

• Borang proksi mesti dikemukakan kepada badan pengurusan sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat (semak house rules pemajuan anda bagi sebarang syarat yang lebih ketat).
• Seorang pemilik boleh bertindak sebagai proksi bagi tidak lebih daripada dua pemilik lain pada mesyuarat yang sama.
• Undi proksi membawa bobot yang sama seperti undi pemilik yang melantiknya.
• Proksi anda dikira ke arah kuorum — jadi menyusun penyerahan proksi antara pemilik yang sehaluan adalah cara sah dan berkesan untuk memastikan kuorum dipenuhi dan jawatankuasa pilihan anda dipilih.

Sumber & rujukan rasmi

• Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) — seksyen 4, 21, 64, 87; lom.agc.gov.my
• Peraturan-Peraturan Pengurusan Strata (Penyelenggaraan dan Pengurusan) 2015 (P.U.(A) 107) — Jadual Kedua (prosedur mesyuarat agung), Perenggan 7, 8, 10, 15.
• Pesuruhjaya Bangunan (COB) — pihak berkuasa penyeliaan di bawah SMA 2013; hubungi melalui pihak berkuasa tempatan anda.